General Affair: Pengertian, Fungsi dan Tugasnya

General Affair (GA) atau Divisi Umum merupakan salah satu departemen penting dalam sebuah organisasi. Meskipun tidak secara langsung terlibat dalam proses produksi atau penjualan, GA memainkan peran krusial dalam memastikan kelancaran operasional dan menciptakan lingkungan kerja yang kondusif.

Pengertian General Affair

General Affair (GA) adalah sebuah departemen dalam perusahaan yang bertanggung jawab atas kelancaran operasional perusahaan secara keseluruhan. GA menangani berbagai aspek non-inti perusahaan, mulai dari administrasi, logistik, hingga pengelolaan aset dan SDM. Sehingga departemen lain dapat fokus pada tugas utama mereka.

Menciptakan Landasan Kokoh untuk Kemajuan

Tanpa GA yang efektif, operasional perusahaan akan terhambat, dan fokus departemen lain akan terpecah belah oleh urusan administratif dan logistik. GA ibarat landasan kokoh yang memungkinkan departemen lain berfokus pada tugas utama mereka, sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya dengan lebih efisien dan optimal.

Fungsi Divisi GA

GA bertanggung jawab atas kelancaran operasional dan penunjang terciptanya lingkungan kerja yang kondusif. Berikut adalah beberapa fungsi utama GA:

1. Pemeliharaan dan Perawatan Aset/Fasilitas:

• Menjaga kondisi dan fungsionalitas aset dan fasilitas perusahaan, seperti toilet, gedung kantor, ruang meeting, gudang, instalasi listrik, dan area lainnya.
• Melakukan penilaian dan penjadwalan pemeliharaan preventif dan korektif.
• Menyusun anggaran dan laporan terkait pemeliharaan dan perawatan aset.
• Memastikan aset dan fasilitas perusahaan aman dan nyaman digunakan.

2. Menyiapkan Laporan Berkala:

• Melakukan pencatatan dan inventarisasi aset perusahaan.
• Mengelola pengadaan, penyimpanan, dan distribusi aset dan inventaris.
• Memantau dan mengendalikan penggunaan aset dan inventaris.
• Melakukan penghapusan aset yang sudah tidak layak pakai.
• Memastikan aset dan inventaris perusahaan terawat dan terjaga nilainya.

3. Membantu Urusan Perizinan:

• Membantu dalam pengurusan izin usaha, izin operasional, dan izin lainnya yang dibutuhkan perusahaan.
• Memastikan perusahaan patuh terhadap peraturan dan perundang-undangan yang berlaku.
• Mengurus legalitas dokumen dan kontrak perusahaan.
• Bekerja sama dengan pihak eksternal, seperti pemerintah daerah, kepolisian, dan notaris.
• Memastikan perusahaan terhindar dari risiko hukum.

4. Membina Hubungan Baik dengan Supplier/Kerjasama:

• Membangun dan memelihara hubungan baik dengan pihak eksternal, seperti supplier, vendor, kontraktor, dan mitra kerja lainnya.
• Memastikan kerjasama dengan pihak eksternal berjalan dengan lancar dan saling menguntungkan.

Tugas dan tanggung jawab GA

Tugas dan tanggung jawab GA dapat bervariasi tergantung pada jenis dan skala perusahaan. Berikut adalah beberapa contohnya:

• Memastikan kelancaran operasional kantor.
• Menyediakan dan memelihara aset perusahaan.
• Memberikan layanan kepada karyawan dan tamu.
• Mematuhi peraturan dan undang-undang yang berlaku.
• Menyusun laporan dan analisis.

Jenjang Karier General Affair

Meniti karier sebagai seorang GA dianggap memiliki jenjang yang jelas karena setiap tingkatan jabatan membawa perbedaan dalam hal penghasilan. Rangkaian jenjang karier GA meliputi:

1. Staff General Affair

Sebagai langkah awal dalam karier general affair, posisi Staff GA melibatkan pengerjaan tugas di satu unit dengan target yang lebih terbatas.

2. Supervisor General Affair

Supervisor General Affair merupakan langkah berikutnya dalam karier GA, dengan tanggung jawab mengelola unit tugas yang lebih banyak dibandingkan dengan posisi staf.

3. Manager General Affair

Posisi Manager General Affair bertanggung jawab untuk merancang konsep pekerjaan dan mengawasi kinerja staf.

4. Manager General Affair

Posisi ini juga disebut sebagai Manager General Affair, dengan fokus pada perancangan konsep pekerjaan dan pengawasan terhadap kinerja staf.

5. Head of General Affair

Sebagai posisi tertinggi dalam hierarki GA, Head of General Affair bertindak sebagai kepala bagian yang mengkoordinasikan pekerjaan, serta bertanggung jawab untuk membuat laporan perusahaan kepada pimpinan dan berinteraksi dengan departemen lainnya.

General Affair adalah departemen yang penting dalam perusahaan. GA memastikan kelancaran operasional perusahaan dan membantu departemen lain untuk mencapai tujuan mereka.

Baca juga:

Human Resource: Pengertian dan Tanggung Jawabnya

BMG Institute Training

BMG Institute, sebagai bagian dari BMG Consulting Group (PT. Bina Manajemen Global), merupakan penyelenggara training unggulan yang secara khusus memfokuskan pada pengembangan profesionalisme dan peningkatan keterampilan dalam beragam bidang industri.