Training General Affair (GA)

Senior Trainer BMG Institute

Deskripsi

Training General Affair (GA) dirancang untuk membekali peserta dengan keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan guna mendukung kelancaran operasional perusahaan melalui pelayanan administrasi dan pengelolaan kantor yang efisien.

General Affair (GA) merupakan bagian dari unit pendukung yang bertanggung jawab menyediakan layanan administratif dan operasional rutin bagi unit kerja lainnya. Meskipun sering kali dianggap sebagai peran yang kurang menonjol, keberadaan GA sangat penting untuk memastikan operasional perusahaan berjalan dengan lancar dan efisien.

Tugas GA mencakup berbagai hal yang kompleks dan beragam, sehingga sering disebut sebagai “Job Matrix” karena GA harus mampu menangani berbagai masalah secara bersamaan. Untuk itu, GA dituntut memiliki pengetahuan luas, keterampilan teknis yang mumpuni, serta kompetensi yang kuat dalam menjalankan tugasnya.

Pelatihan ini bertujuan untuk meningkatkan kemampuan peserta dalam menangani tugas-tugas beragam, berinteraksi secara profesional dengan pihak internal maupun eksternal, serta melakukan koordinasi yang efektif, sehingga departemen GA mampu berkontribusi terhadap pencapaian visi dan misi perusahaan dengan lebih optimal.

Sasaran Pelatihan

Sasaran Training General Affair (GA) mencakup berbagai aspek yang penting untuk dikuasai oleh personel yang bertugas di departemen tersebut. Berikut adalah rincian sasaran pelatihan tersebut:

Memahami tugas dan tanggung jawab personel General Affair dengan skala waktu pengerjaannya.
Mengetahui dan memahami Key Performance Indicator (KPI) untuk personel General Affair.
Memahami konsep time management dan mampu mengaplikasikannya dalam tugas sehari-hari.
Memahami dan menerapkan proses koordinasi dengan baik antara departemen GA dengan departemen lain di perusahaan.
Memahami dan menerapkan proses lobby dan negosiasi dengan baik dalam berbagai situasi terkait dengan fungsi GA.
Memahami prinsip penataan ruangan kantor yang efektif dan efisien untuk mendukung produktivitas dan kenyamanan kerja.
Memahami penggunaan sistem penerangan pada ruangan dan lingkungan kantor untuk menciptakan kondisi kerja yang optimal.
Menggunakan berbagai formulir Check Sheet untuk standarisasi kualitas pelayanan baik untuk keperluan internal maupun eksternal audit dalam ruang lingkup GA.
Menganalisis faktor-faktor utama yang sering menjadi permasalahan dalam aktivitas GA dan memiliki kemampuan untuk menyelesaikan permasalahan tersebut secara efektif.

Dengan mencapai sasaran-sasaran tersebut, personel General Affair diharapkan dapat bekerja dengan lebih efisien, mengelola tugas-tugasnya dengan baik, berkontribusi dalam meningkatkan kualitas layanan perusahaan, dan menjadi bagian yang integral dalam mencapai tujuan organisasi.

Tujuan Pelatihan

Program Training General Affair (GA) dirancang untuk:

Memberikan pemahaman yang mendalam tentang tanggung jawab dan tugas yang ada di departemen General Affair agar peserta dapat meningkatkan kinerjanya di dalamnya.
Mengajarkan pemahaman tentang masalah-masalah yang mungkin timbul dalam departemen General Affair dan memberikan keterampilan untuk menyelesaikan masalah-masalah tersebut secara efektif.
Membekali peserta dengan kesiapan mental dan motivasi yang tinggi dalam menjalani tugas yang berat sebagai bagian dari supporting unit.
Mengembangkan keterampilan pengelolaan General Affair secara profesional, termasuk dalam hal administrasi, pengelolaan fasilitas, dan koordinasi dengan berbagai pihak terkait.
Menyediakan keterampilan interpersonal yang dibutuhkan agar peserta dapat berhubungan dengan departemen lain di perusahaan serta pihak eksternal dengan baik dan efektif.
Mendorong peserta untuk merencanakan program-program General Affair yang berkelanjutan, sehingga dapat memberikan kontribusi yang signifikan dalam mendukung operasional dan tujuan perusahaan secara keseluruhan.

Manfaat Pelatihan

Target Peserta

Training General Affair (GA) ditujukan kepada:

Mahasiswa tingkat akhir yang memiliki minat untuk berkarir di bidang HRGA atau pengelolaan GA.
GA Officer, GA Staff, GA Group Leader, GA Supervisor, GA Coordinator, GA Section Head, GA Superintendent, dan GA Manager yang ingin meningkatkan pengetahuan dan keterampilan dalam melakukan tugas GA dengan lebih efektif.
Personel dari departemen General Affair (GA) yang ingin mengasah kemampuan dalam menjalankan tugas-tugasnya.
Personel dari departemen Human Resources & General Affair (HRGA) yang ingin mendalami fungsi-fungsi GA.
Manager di luar departemen GA yang tertarik untuk mempelajari konsep dan praktik-praktik yang terkait dengan General Affair.
Eksekutif atau praktisi bisnis yang ingin memahami lebih dalam mengenai peran dan tanggung jawab dalam pengelolaan GA.
Profesional atau individu yang memiliki keterlibatan dengan pengelolaan General Affair dan ingin meningkatkan pemahaman serta keterampilan dalam bidang tersebut.

Persyaratan Peserta

Metode Pelatihan

metode pelatihan yang akan digunkan dalam Training General Affair (GA) adalah:

Presentasi: Materi Pelatihan General Affair (GA) disampaikan melalui presentasi untuk memberikan pemahaman dasar tentang konsep-konsep dan praktik-praktik terkait General Affair.
Diskusi Konsultatif: Melalui sesi diskusi konsultatif, peserta diajak untuk berpartisipasi aktif dalam berbagi ide, pemikiran, dan pengalaman terkait topik yang sedang dibahas. Diskusi ini juga dapat menjadi forum untuk mengatasi masalah atau pertanyaan yang muncul dari peserta.
Sharing Pengalaman: Peserta diberikan kesempatan untuk berbagi pengalaman mereka dalam menjalankan tugas-tugas General Affair. Hal ini memungkinkan para peserta untuk belajar dari pengalaman satu sama lain dan memperoleh wawasan yang lebih luas.
Studi Kasus: Melalui studi kasus, peserta akan diajak untuk menganalisis situasi-situasi yang nyata terkait dengan General Affair. Dengan mempelajari kasus-kasus tersebut, peserta dapat mengembangkan kemampuan analisis, pemecahan masalah, dan pengambilan keputusan dalam konteks GA.
Praktek Penyusunan KPI GA: Salah satu aspek penting dalam GA adalah penentuan dan pengukuran Key Performance Indicators (KPI). Dalam pelatihan ini, peserta akan diberikan kesempatan untuk berlatih menyusun KPI GA secara praktis, sehingga mereka dapat mengukur kinerja GA secara efektif dan efisien.

Dengan kombinasi metode pelatihan di atas, diharapkan peserta dapat memperoleh pemahaman yang mendalam, keterampilan praktis, dan wawasan yang diperlukan untuk menjadi lebih kompeten dalam menjalankan tugas-tugas General Affair.

Media Pembelajaran

Durasi Pelatihan

Agenda Pelatihan

Outline Training

Pengantar General Affair
- Ruang Lingkup Pekerjaan General Affair
- Fungsi dan Tanggung Jawab General Affair
- Tantangan dalam Bidang General Affair
Persiapan Mental dan Motivasi
- Motivasi dan Persiapan Mental bagi Personel di General Affair
- Tugas Rutin dan Insidental GA
Koordinasi dan Sosialisasi
- Berkoordinasi dengan Seluruh Departemen
- Mensosialisasikan kepada Internal & Eksternal
Pengelolaan Operasional GA
- Penanganan Masalah yang Timbul di General Affair
- Perijinan, Keamanan, dan Kehumasan
- Penyediaan dan Pengelolaan ATK & Stationery
- Perawatan Bangunan dan Gedung
- Pengelolaan Kendaraan Perusahaan dan Perparkiran
- Penanganan Listrik, Gas, Air, dan Limbah
- Kebersihan Kantor dan Sirkulasi Udara
- Pengelolaan Kebersihan (Cleaning Service) Gedung/Kantor
- Penanganan Event Khusus
Pengelolaan Layanan dan Fasilitas
- Pengelolaan Kurir, Surat Kedinasan, Surat Perbankan
- Pengelolaan Cleaning Service, Office Boy/Girl, dan Satpam (Security)
- Outsourcing Management dan Tenaga Kerja Kontrak
- Pengelolaan Kantin, Laundry, dan Mess Perusahaan
Penanganan Tamu dan Komunikasi
- Penanganan Tamu Penting (VVIP, VIP, Instansi Pemerintah, dll)
- KPI untuk General Affair Operation
- Kepengurusan Tenaga Kerja Asing
- Perawatan dan Pengadaan Instalasi Listrik (Mechanical dan Electrical)
- Berhubungan dengan Pihak Eksternal Perusahaan
- Pengurusan Kebutuhan Operasional dan Saluran Komunikasi (Telepon, Fax, Surat, Receptionist, Tamu)