Implementing Electronic Filing with RMS & EFS Based on Regulatory Standards

Senior Trainer BMG Institute

Senior Trainer BMG Institute

Implementing Electronic Filing with RMS & EFS Based on Regulatory Standards

Deskripsi

Arsip adalah catatan informasi penting yang digunakan untuk perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan kegiatan dalam organisasi. Pengelolaan arsip yang efektif mendukung tercapainya tujuan manajemen modern, seperti perencanaan yang matang, pelaksanaan yang tepat, dan pengawasan yang ketat.

Seiring dengan bertambahnya jumlah arsip, jika tidak dikelola dengan baik, pengelolaan arsip akan semakin sulit dikendalikan.

Karena arsip sangat penting dalam organisasi, maka pengaturan arsip harus dilakukan dengan mengikuti prinsip dan tujuan manajemen kearsipan, yakni menyediakan arsip dengan cepat, akurat, lengkap, dan efisien.

Pada dasarnya, pengelolaan arsip merupakan cara atau teknik dalam mengatur dan menyimpan arsip secara sistematis dan logis. Ada dua metode sistem yang dapat digunakan dalam pengelolaan arsip, yaitu Records Management System (RMS) dan Electronic Filing System (EFS).

Records Management System (Sistem Manajemen Arsip) diatur dalam Undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang lebih lanjut dijelaskan dalam Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012.

Electronic Filing System (Sistem Pengarsipan Elektronik) diatur dalam Undang-undang No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, dengan pelaksanaannya dijelaskan dalam Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012. Sistem ini menggunakan Electronic Imaging System untuk memungkinkan organisasi memiliki salinan digital yang lebih praktis dan tidak memerlukan ruang fisik, serta lebih efektif karena file hasil scan dapat dengan mudah ditemukan dan diakses.

Jika kedua metode pengelolaan arsip ini diterapkan dengan tepat sesuai dengan kebutuhan organisasi, maka kinerja pelayanan dan efisiensi ruang penyimpanan arsip akan meningkat.

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan dapat:

  1. Memahami peraturan kearsipan terbaru yang berlaku di Indonesia beserta struktur perundang-undangannya.
  2. Memahami istilah-istilah dalam kearsipan seperti Arsip dinamis, Arsip aktif, Arsip inaktif, Arsip vital, Arsip statis, Unit pengolah, Unit kearsipan, Jadwal Retensi Arsip, Penyusutan arsip, Pemusnahan arsip, Penyerahan arsip statis, Pemeliharaan arsip, Penggunaan arsip, Pemberkasan, dan Retensi arsip, sesuai dengan Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang No. 43 Tahun 2009.
  3. Memahami siklus hidup pengelolaan arsip dalam sistem manajemen kearsipan.
  4. Mengetahui contoh SOP Manajemen Kearsipan yang lengkap.
  5. Memahami konsep model records continuous dalam sistem manajemen arsip elektronik.
  6. Memahami pengertian dan pentingnya Electronic Imaging System serta implementasinya di organisasi.
  7. Mampu membuat dokumen digital hasil scan yang dapat dibaca secara konten (OCR).
  8. Mampu menambahkan keterangan dan tanda tangan digital yang dilindungi dengan password pada dokumen digital.
  9. Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi.
  10. Memahami penerapan software EFIDMS (Electronic Filing with Integrated Document Management System) untuk modul Electronic Document Management System, Electronic Imaging System, dan Record Management System.

Pelatihan ini dirancang untuk Staff atau Leader yang bertanggung jawab dalam proses pengarsipan dokumen.

  • Struktur perundang-undangan yang berlaku di Indonesia.
  • Penjelasan Undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 mengenai pelaksanaannya, yang mencakup:
    • Kearsipan
    • Arsip dinamis, arsip aktif, arsip inaktif, arsip vital, arsip statis
    • Unit pengolah dan unit kearsipan
    • Jadwal Retensi Arsip, Penyusutan arsip, Pemusnahan arsip, Penyerahan arsip statis, Pemeliharaan arsip, Penggunaan arsip, Pemberkasan, Retensi arsip
  • Model siklus hidup pengelolaan arsip dalam sistem manajemen kearsipan.
  • Contoh SOP Manajemen Kearsipan.
  • Model records continuous dalam sistem manajemen arsip elektronik.
  • Electronic Imaging System dan penerapannya di organisasi.
  • Cara membuat dokumen digital (OCR Scanning) dalam format .PDF yang dapat diedit.
  • Menambahkan teks dan tanda tangan digital yang dilindungi password pada dokumen digital.
  • Faktor-faktor keberhasilan implementasi filing system.
  • Penggunaan aplikasi untuk Records Management System, Electronic Document Management System, dan Electronic Imaging System dalam software EFIDMS.
  • Langkah-langkah operasional untuk mengatur tingkat akses keamanan pengguna.
  • Langkah-langkah operasional aplikasi untuk proses pengendalian dokumen, distribusi dokumen, dan pembaruan dokumen.
  • Proses pencarian dokumen yang cepat, baik secara soft maupun hard, dengan menggunakan lima metode.
  • Proses capture dokumen melalui scanner atau kamera digital yang kemudian diubah menjadi dokumen Microsoft Office.

Pengambilan dan pengiriman dokumen melalui email langsung dari aplikasi EFIDMS.

Bagikan outline ini

Informasi Pelaksanaan

Jadwal Selanjutnya
09:00 -
17:00

*Harga belum termasuk PPN

Informasi Pelaksanaan

09:00 -
15:00

*Harga belum termasuk PPN

In-Class Training

*Harga belum termasuk PPN

Bagikan outline ini

Pelatihan lainnya

Running
Running

Rp 4.850.000

Running
Running

Rp 4.850.000

Running
Running

Rp 4.850.000

Running
Running

Rp 4.850.000

Scroll to Top

Formulir Pendaftaran

Please enable JavaScript in your browser to complete this form.
*Kelas online tidak tersedia untuk beberapa program sertifikasi BNSP
=