Arsip adalah catatan informasi penting yang digunakan untuk perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan kegiatan dalam organisasi. Pengelolaan arsip yang efektif mendukung tercapainya tujuan manajemen modern, seperti perencanaan yang matang, pelaksanaan yang tepat, dan pengawasan yang ketat.
Seiring dengan bertambahnya jumlah arsip, jika tidak dikelola dengan baik, pengelolaan arsip akan semakin sulit dikendalikan.
Karena arsip sangat penting dalam organisasi, maka pengaturan arsip harus dilakukan dengan mengikuti prinsip dan tujuan manajemen kearsipan, yakni menyediakan arsip dengan cepat, akurat, lengkap, dan efisien.
Pada dasarnya, pengelolaan arsip merupakan cara atau teknik dalam mengatur dan menyimpan arsip secara sistematis dan logis. Ada dua metode sistem yang dapat digunakan dalam pengelolaan arsip, yaitu Records Management System (RMS) dan Electronic Filing System (EFS).
Records Management System (Sistem Manajemen Arsip) diatur dalam Undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang lebih lanjut dijelaskan dalam Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012.
Electronic Filing System (Sistem Pengarsipan Elektronik) diatur dalam Undang-undang No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, dengan pelaksanaannya dijelaskan dalam Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012. Sistem ini menggunakan Electronic Imaging System untuk memungkinkan organisasi memiliki salinan digital yang lebih praktis dan tidak memerlukan ruang fisik, serta lebih efektif karena file hasil scan dapat dengan mudah ditemukan dan diakses.
Jika kedua metode pengelolaan arsip ini diterapkan dengan tepat sesuai dengan kebutuhan organisasi, maka kinerja pelayanan dan efisiensi ruang penyimpanan arsip akan meningkat.