Effective Handling Electronic Documents For Supporting Electronic Data Interchange (Edi) In The Public Administration

Senior Trainer BMG Institute

Deskripsi

Training Effective Handling Electronic Documents For Supporting Electronic Data Interchange (Edi) In The Public Administration Dirancang untuk membekali peserta dengan pemahaman dan keterampilan praktis dalam mengelola dokumen elektronik serta menerapkan EDI. Dengan berbagai strategi dan teknologi terkini, peserta akan belajar bagaimana mengelola dokumen secara efektif, memastikan keamanan data, serta memanfaatkan EDI untuk meningkatkan efisiensi dalam pertukaran informasi. Pelatihan ini akan membahas berbagai aspek mulai dari pengenalan alat otomatisasi perkantoran hingga implementasi standar EDI, untuk membantu peserta mengatasi tantangan dalam pengelolaan data di era digital.

Di era digital saat ini, banyak organisasi masih bergantung pada metode konvensional dalam pertukaran informasi, seperti penggunaan dokumen berbasis kertas dan proses non-digital lainnya. Praktik semacam ini tidak hanya memboroskan waktu, tetapi juga menciptakan ketidakefisienan yang signifikan dalam pengelolaan data. Perubahan cepat dalam teknologi dan kebutuhan untuk efisiensi operasional telah mendorong banyak organisasi, termasuk instansi pemerintahan, untuk beralih ke sistem pengelolaan dokumen elektronik dan teknologi Electronic Data Interchange (EDI). Mengingat pentingnya efisiensi dan keamanan dalam transaksi data, pelatihan ini dirancang untuk mengatasi tantangan dalam pengelolaan dokumen elektronik dan memanfaatkan EDI secara efektif dalam administrasi publik.

Sasaran Pelatihan

Tujuan Pelatihan

Setelah Mengikuti Training Effective Handling Electronic Documents For Supporting Electronic Data Interchange (Edi) In The Public Administration, Peserta Diharapkan Mampu:

Memahami tentang Dokumen Elektronik
- Memahami konsep otomasi perkantoran.
- Mengerti definisi dasar file, folder, records, dan archive.
- Mengetahui atribut yang berlaku pada dokumen elektronik.
- Mengidentifikasi jenis-jenis dokumen elektronik.
- Memahami meta data pada dokumen elektronik.
Memahami Pengelolaan Dokumen Elektronik secara Efektif
- Mengetahui proses standar pembuatan, penyimpanan, pengambilan, dan pemusnahan dokumen elektronik.
- Mengenal standar pengelolaan dokumen elektronik seperti ISO 9001 dan regulasi Pemerintah RI.
- Mampu mengklasifikasikan dokumen dengan standarisasi meta data, lokasi penyimpanan file, atau penamaan dokumen.
- Menerapkan proses indexing dokumen elektronik dengan metode internasional seperti meta data dan hash tag.
- Menjalankan proses pencarian dokumen yang cepat dan akurat.
- Menangani keamanan dokumen dan hak akses sesuai level pengguna.
- Memanfaatkan software/aplikasi pendukung manajemen dokumen elektronik.
Memahami tentang Pertukaran Data Elektronik (EDI)
- Mengerti definisi, maksud, dan tujuan EDI.
- Mengetahui cara kerja EDI.
- Mengetahui tingkat penggunaan EDI.
- Menyadari kelemahan EDI.
Memahami Pertukaran Data melalui Berbagai Perangkat dengan Sistem Operasi yang Berbeda
- Mengerti cara pertukaran data melalui berbagai perangkat dan sistem operasi yang berbeda.

Manfaat Pelatihan

Manfaat Dari Training Effective Handling Electronic Documents For Supporting Electronic Data Interchange (Edi) In The Public Administration:

Pengelolaan Dokumen Elektronik yang Efektif
Keamanan Data yang Terjamin
Penerapan EDI untuk Efisiensi
Penggunaan Alat Otomatisasi
Implementasi Standar EDI
Mengatasi Tantangan Digitalisasi
Meningkatkan Efisiensi Operasional

Target Peserta

Target Peserta Training Effective Handling Electronic Documents For Supporting Electronic Data Interchange (Edi) In The Public Administration:

Staf Administrasi dan Manajer Dokumen
Tim IT dan Sistem Informasi
Manajer Proyek dan Pengelola Data
Pimpinan Divisi dan Manajer Operasional
Karyawan yang Terlibat dalam Proses EDI
Pengelola Kepatuhan dan Keamanan Data
Instansi Pemerintah dan Organisasi Publik

Persyaratan Peserta

Metode Pelatihan

Metode Pelatihan Training Effective Handling Electronic Documents For Supporting Electronic Data Interchange (Edi) In The Public Administration:

Pengenalan Teori:
- Presentasi Konsep
- Kerangka Kerja dan Standar EDI
Diskusi dan Tanya Jawab:
- Diskusi Kelompok
- Sesi Tanya Jawab
Workshop Praktis:
- Simulasi Pengelolaan Dokumen
- Penerapan EDI
Role-Playing dan Simulasi:
- Simulasi Transaksi EDI
- Peran dalam Proses Digital
Studi Kasus:
- Analisis Studi Kasus
- Diskusi Solusi
Evaluasi dan Umpan Balik:
- Tes dan Kuis
- Umpan Balik
Perencanaan Implementasi:
- Rencana Aksi
- Strategi Perbaikan

Introducing Office Automation Tools used in Modern Office Administration
- Memperkenalkan alat otomatisasi untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas administrasi modern.
Document Electronic: Definition, Illustration, Operation, and Terminology
- Menyediakan definisi, penggunaan, dan terminologi terkait dokumen elektronik.
EDI (Electronic Data Interchange): Definition, Illustration, Operation, and Terminology
- Mengenalkan konsep EDI, cara kerja, dan terminologinya.
Explanation about Documentation and Archives
- Menjelaskan pentingnya pengelolaan dokumentasi dan arsip untuk referensi masa depan.
Handling Incoming and Outgoing Mail
- Menguraikan pengelolaan surat masuk dan keluar, termasuk sistem elektronik.
Managing Electronic Document Processing (Creation, Update, Deletion)
- Menjelaskan aturan pembuatan, pembaruan, dan penghapusan dokumen elektronik.
Defining Security Privilege for Electronic Documents
- Mengatur hak akses dan privasi untuk melindungi dokumen elektronik.
Handling Filing System with Infrastructure and Support Tools
- Mengelola sistem pengarsipan dengan infrastruktur dan alat dukungan.
Calculating Document Retrieval Accuracy
- Menghitung akurasi pengambilan dokumen untuk menilai efektivitas sistem pencarian.
Types of Archive Storage Systems
- Mengenal berbagai jenis sistem penyimpanan arsip untuk dokumen elektronik.
Implementing Document Control Based on ISO 9001
- Memahami penerapan kontrol dokumen sesuai standar ISO 9001.
EDI Standardization
- Mempelajari standardisasi EDI untuk interoperabilitas data elektronik.
Transmission Infrastructure and Concept
- Memahami infrastruktur dan konsep transmisi data elektronik.
Document Control Process Steps
- Menerapkan langkah-langkah dalam proses kontrol dokumen.
Document Distribution Process Steps
- Mengelola proses distribusi dokumen untuk efisiensi pengiriman informasi.
Document Update Process Steps
- Memperbarui dokumen dengan langkah-langkah operasional yang tepat.
Document Search Methods for Soft and Hard Copies
- Memahami metode pencarian dokumen fisik dan digital serta alat bantu pencarian.
Converting Files Across Platforms and Devices
- Mengerti proses konversi file antar platform dan perangkat.