How To Conduct Effective Training Needs Analysis (TNA)

Senior Trainer BMG Institute

Deskripsi

How to Conduct Effective Training Needs Analysis (TNA) dirancang untuk membantu perusahaan dalam memilih dan merancang program pelatihan yang tepat dengan menyesuaikan kebutuhan individu atau kelompok secara efektif. Pelatihan ini akan membahas cara-cara untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan yang sebenarnya, sehingga program yang diterapkan relevan dan berdampak signifikan.

Kursus ini bertujuan untuk:

Mengatasi Kesadaran: Menyadarkan peserta tentang pentingnya memilih program pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan nyata.
Menyesuaikan Program: Membantu peserta memahami bagaimana menyesuaikan program pelatihan dengan peran dan tugas spesifik peserta untuk memastikan relevansi dan efektivitas.
Meningkatkan Efektivitas: Menghindari kesalahpahaman bahwa pelatihan adalah solusi untuk semua masalah kinerja, dengan fokus pada identifikasi kebutuhan yang tepat.
Memperbaiki Pendekatan: Memperbaiki pendekatan perusahaan dalam menyusun dan melaksanakan pelatihan agar lebih berdampak pada peningkatan kinerja karyawan dan perusahaan.

Sasaran Pelatihan

Tujuan Pelatihan

Setelah Mengikuti How To Conduct Effective Training Needs Analysis (TNA), Peserta Diharapkan:

Mengajarkan cara menganalisis dan menilai kebutuhan pelatihan yang spesifik untuk individu atau kelompok.
Membekali peserta dengan keterampilan untuk merancang program pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan nyata, sehingga menghasilkan perubahan yang signifikan dalam kinerja.
Meningkatkan kemampuan peserta dalam membedakan antara kebutuhan pelatihan dan masalah lain yang mungkin mempengaruhi kinerja.
Menyediakan metode untuk mengevaluasi efektivitas pelatihan dan memastikan bahwa pelatihan yang diberikan memberikan dampak positif terhadap kinerja karyawan dan organisasi.

Manfaat Pelatihan

Manfaat How To Conduct Effective Training Needs Analysis (TNA):

Peningkatan Relevansi Pelatihan
Optimalisasi Sumber Daya
Peningkatan Kinerja Karyawan
Pengembangan Program Pelatihan yang Efektif
Penghindaran Masalah Sistemik

Target Peserta

How To Conduct Effective Training Needs Analysis (TNA) ditujukan untuk:

Manajer dan Supervisor: Mereka yang memiliki tanggung jawab dalam pengembangan tim dan sumber daya manusia di perusahaan, dan yang juga terlibat dalam proses pengambilan keputusan terkait kebutuhan pelatihan.
Personel yang menangani kegiatan Training: Termasuk Training Manager, Training Coordinator, dan Training Officer yang bertanggung jawab atas perencanaan, koordinasi, dan pelaksanaan program pelatihan di perusahaan.
Fungsi Learning & Development: Semua individu yang terlibat dalam pengembangan dan penguatan kemampuan karyawan, baik secara langsung maupun tidak langsung, untuk mencapai tujuan organisasi. Ini juga mencakup mereka yang bekerja di departemen HR atau bidang terkait lainnya yang terlibat dalam pembangunan kapasitas internal perusahaan.

Persyaratan Peserta

Persyaratan peserta untuk membawa laptop/notebook adalah langkah yang baik untuk memastikan bahwa mereka dapat mengikuti pelatihan dengan maksimal dan memanfaatkan materi dengan baik. Berikut adalah beberapa alasan mengapa peserta diwajibkan membawa laptop/notebook:

Akses Materi Digital: Dengan membawa laptop/notebook, peserta dapat mengakses materi digital yang mungkin disediakan selama pelatihan. Ini dapat mencakup presentasi, dokumen, atau sumber daya lain yang diperlukan selama sesi pelatihan.
Interaktif dan Aktif: Peserta dapat aktif berpartisipasi dalam sesi pelatihan, seperti membuat catatan, mengikuti aktivitas online, atau berinteraksi dengan materi melalui perangkat mereka.
Praktek Langsung: Beberapa pelatihan mungkin melibatkan praktek langsung menggunakan aplikasi atau perangkat lunak tertentu. Dengan laptop/notebook mereka sendiri, peserta dapat langsung mencoba dan berlatih menggunakan aplikasi tersebut.
Fleksibilitas dan Keterampilan Teknologi: Memiliki laptop/notebook sendiri memberikan peserta fleksibilitas untuk menggunakan perangkat mereka dengan cara yang mereka pilih. Ini juga membantu meningkatkan keterampilan teknologi mereka.
Kolaborasi dan Presentasi: Dalam beberapa pelatihan, peserta mungkin diminta untuk berkolaborasi dalam proyek atau melakukan presentasi. Membawa laptop/notebook memungkinkan mereka untuk berkontribusi secara efektif dalam kegiatan kolaboratif tersebut.

Dengan demikian, persyaratan untuk membawa laptop/notebook menjadi penting untuk memastikan bahwa peserta dapat terlibat sepenuhnya dalam pelatihan dan mendapatkan manfaat maksimal dari pengalaman tersebut.

Metode Pelatihan

Metode Pelatihan How To Conduct Effective Training Needs Analysis (TNA):

Tell (Menerangkan Materi): Memberikan penjelasan atau pemaparan materi pelatihan kepada peserta. Ini bisa dilakukan melalui ceramah, presentasi, atau sesi pengajaran lainnya.
Show (Memberi Contoh): Menyajikan contoh konkret atau demonstrasi terkait materi yang telah dijelaskan. Tujuannya adalah agar peserta dapat memahami secara praktis bagaimana materi tersebut diterapkan dalam konteks nyata.
Do (Latihan dan Praktek): Peserta akan diminta untuk melakukan latihan dan mempraktekkan keterampilan yang telah dipelajari. Ini dapat dilakukan secara individu atau dalam kelompok, tergantung pada konten pelatihan.

Contoh kegiatan latihan dan praktek dalam pelatihan TNA meliputi:

Membuat Daftar aktivitas yang diterjemahkan ke Daftar Kompetensi: Peserta akan belajar cara mengidentifikasi aktivitas yang relevan dengan pekerjaan dan menerjemahkannya menjadi kompetensi yang dibutuhkan.
Membuat Daftar Program Training berdasarkan Kompetensi: Peserta akan berlatih membuat matriks training yang menghubungkan kompetensi dengan program pelatihan yang sesuai.
Latihan membuat sistem evaluasi: Peserta akan diajak untuk merancang sistem evaluasi untuk menilai karyawan dan menentukan siapa yang cocok untuk mengikuti program pelatihan tertentu (Performance-Based Training).

Metode TSD ini memungkinkan peserta untuk mendapatkan pemahaman yang lebih mendalam melalui penjelasan, contoh konkret, dan pengalaman langsung dalam latihan dan praktek. Hal ini akan membantu meningkatkan efektivitas dan aplikabilitas pembelajaran dalam situasi nyata di tempat kerja.

Media Pembelajaran

Durasi Pelatihan

Day 1:

Sambutan dan Pendahuluan: 08.30 – 10.00 (1,5 jam)
Pengertian dan Konsep TNA: 10.15 – 12.00 (1,75 jam)
Latihan 1: Membuat Training Matrix: 13.00 – 15.00 (2 jam)
Latihan 2: Merancang Action Plan: 15.15 – 17.00 (1,75 jam) Total hari 1: 7 jam

Day 2:

Review Materi Hari 1: 08.30 – 09.00 (0,5 jam)
TNA Berbasis Kompetensi: 09.00 – 10.30 (1,5 jam)
Latihan 3: Merancang Materi Training: 10.45 – 12.00 (1,25 jam)
Latihan 4: Penerapan Metode INTRO: 13.00 – 14.30 (1,5 jam)
Latihan 5: Role Play dan Evaluasi: 14.45 – 17.00 (2,25 jam) Total hari 2: 7 jam

Total keseluruhan: 14 jam (efektif)

Dengan durasi yang disesuaikan untuk setiap sesi dan mempertimbangkan waktu untuk istirahat, makan siang, dan kopi, program ini diharapkan dapat mencapai tujuan pelatihan dengan efektif dan efisien.

Agenda Pelatihan

Day 1:

Sesuai agenda, hari pertama dimulai dengan pemahaman tentang Training Needs Assessment (TNA), peran TNA dalam memperoleh program training yang efektif, dan latar belakang mengapa TNA diperlukan.
Dilanjutkan dengan pembahasan tentang Knowledge, Skills, dan Attitude (KSA) sebagai target evaluasi dalam TNA, serta perbedaan antara Analisa Masalah dengan Analisa Kebutuhan Training.
Sesi selanjutnya mencakup topik TNA dan “Performance Gap”, metode pengumpulan data dalam proses TNA, sumber data & informasi dalam proses TNA, serta siapa yang berkompeten melakukan TNA dan mengapa.
Hari pertama akan ditutup dengan pemahaman tentang tiga basis sebagai patokan dalam melakukan TNA, TNA yang berbasis kompetensi, serta proses menerjemahkan Job Description ke Activities dan Competency.

Day 2:

Hari kedua dimulai dengan menjabarkan program untuk kebutuhan jabatan ke kebutuhan perorangan, memperoleh tingkat kemampuan perorangan dengan Survey & Proficiency Test, dan bagaimana merancang questionnaire dan bahan untuk Proficiency Test.
Dilanjutkan dengan proses TNA yang berbasiskan program, menetapkan sasaran dan garis besar program yang ditawarkan, serta bagaimana menjabarkan garis besar program ke daftar keterampilan.
Sesi selanjutnya akan membahas bagaimana menjabarkan Job Descriptions ke dalam daftar aktivitas, proses menetapkan orang yang tepat untuk mengikuti program, dan proses TNA yang berbasiskan kinerja.
Hari kedua akan ditutup dengan pemahaman tentang sistem & mekanisme evaluasi terhadap proses kerja, key indicator, standard, dan formulir evaluasi sebagai dasar TNA, serta proses menetapkan program yang tepat untuk orang yang tepat.

Setiap sesi akan dilengkapi dengan latihan dan presentasi oleh setiap kelompok untuk memastikan pemahaman dan penerapan materi yang diajarkan. Total durasi pelatihan adalah 14 jam efektif selama dua hari.

Outline Training

Outline Materi How To Conduct Effective Training Needs Analysis (TNA):

Pengertian dan Hakekat TNA:
- Definisi TNA dalam konteks pengembangan sumber daya manusia.
- Mengapa TNA menjadi langkah krusial dalam pembangunan program pelatihan.
Peran TNA dalam Memperoleh Program Training yang Efektif:
- Bagaimana TNA membantu mendesain program pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan.
- Menentukan tujuan dan metode evaluasi efektivitas program pelatihan.
Latar Belakang Pentingnya TNA:
- Mengapa organisasi perlu melakukan TNA secara teratur.
- Dampak positif dari pelaksanaan TNA yang tepat.
Knowledge, Skill, dan Attitude (KSA) sebagai Target Evaluasi dalam TNA:
- Pentingnya mengukur KSA dalam menentukan kebutuhan pelatihan.
- Metode evaluasi untuk masing-masing aspek KSA.
Analisa Masalah vs Analisa Kebutuhan Training:
- Memahami perbedaan antara analisis masalah organisasi dan analisis kebutuhan pelatihan.
- Bagaimana analisis masalah menjadi dasar untuk TNA yang efektif.
TNA dan “Performance Gap”:
- Mengidentifikasi gap kinerja dan hubungannya dengan kebutuhan pelatihan.
- Strategi untuk mengatasi gap kinerja melalui pelatihan.
Metode Pengumpulan Data dalam Proses TNA:
- Jenis-jenis metode pengumpulan data yang digunakan dalam TNA.
- Kelebihan dan kekurangan masing-masing metode.
Sumber Data & Informasi dalam Proses TNA:
- Sumber-sumber data yang dapat digunakan dalam TNA, seperti wawancara, observasi, dan dokumentasi.
Siapa yang Berkompeten Melakukan TNA, dan Mengapa:
- Penentuan orang atau tim yang tepat untuk melaksanakan TNA.
- Kualifikasi dan keterampilan yang diperlukan untuk menjadi pelaksana TNA yang efektif.
Hubungan Peran antara Training Manager dan Line Manager dalam Proses TNA:
- Kerjasama antara manajer pelatihan dan manajer lini dalam proses TNA.
- Bagaimana keterlibatan manajer lini memengaruhi kesuksesan TNA.
Tiga Basis sebagai Patokan dalam Melakukan TNA:
- Basis kompetensi, basis kinerja, dan basis program sebagai landasan dalam TNA.
TNA yang Berbasis Kompetensi:
- Langkah-langkah dalam menerapkan TNA berbasis kompetensi.
- Pengukuran kompetensi untuk menentukan kebutuhan pelatihan.
Proses Menerjemahkan Job Description ke Activities dan Competency:
- Langkah-langkah untuk mengubah deskripsi pekerjaan menjadi aktivitas dan kompetensi yang terukur.
Proses Menetapkan Program yang Tepat untuk Jabatan yang Tepat:
- Kriteria untuk menentukan program pelatihan yang sesuai dengan jabatan.
- Penyesuaian program pelatihan dengan kebutuhan spesifik jabatan.
Menjabarkan Program untuk Kebutuhan Jabatan ke Kebutuhan Perorangan:
- Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan individual dari kebutuhan jabatan.
- Strategi untuk menyusun program pelatihan yang personal.
Memperoleh Tingkat Kemampuan Perorangan dengan Survey & Proficiency Test:
- Penggunaan survei dan tes kemampuan untuk mengukur tingkat kompetensi individu.
- Desain survei dan tes yang efektif dalam konteks TNA.
Proses TNA yang Berbasis Program:
- Langkah-langkah dalam melaksanakan TNA yang berfokus pada program pelatihan.
- Pemetaan kebutuhan program dengan kebutuhan organisasi.
Menetapkan Sasaran dan Garis Besar Program yang Ditawarkan:
- Penetapan tujuan dan gambaran umum program pelatihan.
- Kriteria evaluasi keberhasilan program.
Bagaimana Menjabarkan Job Desc. ke dalam Daftar Aktivitas:
- Proses menguraikan deskripsi pekerjaan menjadi tindakan-tindakan yang dapat diukur.
- Menentukan aktivitas utama yang mendukung tujuan pekerjaan.

Proses Menetapkan Orang yang Tepat dalam Mengikuti Program:
- Kriteria seleksi peserta pelatihan berdasarkan hasil TNA.
- Strategi untuk memastikan bahwa peserta yang tepat terlibat dalam program pelatihan.
Proses TNA yang Berbasis Kinerja:
- Pengukuran kinerja sebagai dasar dalam menentukan kebutuhan pelatihan.
- Identifikasi area kinerja yang perlu ditingkatkan melalui pelatihan.
Memahami Sistem & Mekanisme Evaluasi, serta Key Indicator dan Standard:
- Pengenalan sistem evaluasi dan kriteria kunci dalam mengukur keberhasilan pelatihan.
- Menetapkan standar untuk mengevaluasi hasil pelatihan.
Proses Step by Step dalam Menentukan Program yang Tepat untuk Orang yang Tepat:
- Tahapan-tahapan secara rinci dalam melaksanakan TNA dan menghubungkannya dengan desain program pelatihan.
- Penerapan langkah-langkah yang sistematis untuk memastikan program pelatihan yang efektif.