Administrasi dan Digitalisasi Arsip

Senior Trainer BMG Institute

Deskripsi

Digitalisasi arsip telah menjadi kebutuhan penting bagi perusahaan dalam mengelola informasi secara efektif dan efisien. Pengelolaan arsip yang baik tidak hanya menjadi tanggung jawab bagian administrasi, tetapi juga seluruh lini manajemen dalam perusahaan. Pelatihan Administrasi dan Digitalisasi Arsip dirancang untuk memberikan pemahaman dan keterampilan dalam proses administrasi serta digitalisasi arsip, sehingga peserta dapat mengelola arsip perusahaan dengan lebih efisien dan efektif.

Sasaran Pelatihan

Memahami pengelolaan dokumen yang mudah ditelusuri.
Memahami proses pengendalian dokumen (document control).
Memahami penyimpanan dokumen yang cepat, efektif, dan efisien.
Memahami konsep sistem e-filing.
Memahami secara komprehensif persyaratan sistem manajemen dokumentasi.
Memahami kebijakan-kebijakan yang perlu dituangkan dalam pengendalian dokumen.

Tujuan Pelatihan

Manfaat Pelatihan

Target Peserta

Pelatihan ini ditujukan untuk staf administrasi, manajer, dan profesional lain yang terlibat dalam pengelolaan arsip dan dokumentasi perusahaan.

Persyaratan Peserta

Metode Pelatihan

Metode penyampaian materi meliputi pemaparan, diskusi, latihan, studi kasus, roleplay, dan games untuk memastikan pemahaman dan keterampilan peserta dalam mengelola arsip secara digital.

Media Pembelajaran

Durasi Pelatihan

Agenda Pelatihan

Outline Training

Hari Pertama:

Sistem Pengarsipan Dokumen (Document Filing System):
- Ruang lingkup pengendalian dokumen dan sistem pengarsipan.
- Prinsip klasifikasi dokumen.
- Klasifikasi abjad: sistem kamus, sistem ensiklopedia, dan sistem geografis.
- Klasifikasi angka: sistem desimal, kronologis, dan alfanumerik.
- Pengindeksan dan kualitas indeks.
- Prosedur pemeliharaan dan pengawasan dokumen.
- Pengelolaan ruang dokumen dan penerapan konsep 5S dalam pengelolaan dokumen.
Digitalisasi Arsip:
- Perangkat keras dan lunak yang digunakan dalam sistem pengarsipan elektronik.
- Perancangan dan perencanaan sistem serta struktur arsip elektronik.
- Teknik dan faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam mengubah dokumen fisik menjadi elektronik.
- Sistem penyimpanan dan retensi arsip elektronik.
- Pengenalan cloud computing dalam pengarsipan.
- Teknik pengendalian sistem pengarsipan elektronik.
- Penggunaan microfilm dan data elektronik.

Hari Kedua:

Pengendalian Dokumen Berdasarkan ISO 9001:2015:
- Pengantar ISO 9001:2015 dan elemen dokumen.
- Tugas dan tanggung jawab pengendali dokumen.
- Pendekatan proses pendokumentasian.
- Identifikasi dokumen dan pemilik dokumen di setiap bagian.
- Pemahaman jenis dokumen (internal dan eksternal).
- Penyusunan dan pengembangan daftar induk dokumen.
- Pengendalian dokumen secara sentralisasi vs desentralisasi.
- Proses revisi dan pemeliharaan dokumen.
- Penanganan soft copy dokumen.
- Tips untuk penulisan dokumen dan kiat-kiat dalam menerapkan pengendalian dokumen.
Diskusi Umum dan Studi Kasus:
- Diskusi kelompok mengenai tantangan dalam administrasi dan digitalisasi arsip.
- Studi kasus implementasi sistem pengarsipan digital di perusahaan.
- Sesi tanya jawab dan berbagi pengalaman antar peserta.