Managing Office and Filing System

Senior Trainer BMG Institute

Deskripsi

Program pelatihan ‘Managing Office and Filing System’ dirancang untuk membekali peserta dengan keterampilan dan pengetahuan dalam mengelola tata kelola kantor serta sistem pengarsipan yang efektif. Pengelolaan kantor yang efisien dan sistem pengarsipan yang terstruktur sangat penting untuk mendukung produktivitas dan kelancaran operasional perusahaan. Melalui pelatihan ini, peserta akan mempelajari berbagai aspek manajemen kantor modern, termasuk penerapan konsep 5S, pengelolaan arsip dan inventaris, serta implementasi sistem pengarsipan elektronik.

Pelatihan ini juga menekankan pentingnya Standard Operating Procedure (SOP) dalam bisnis dan bagaimana manajemen perubahan dapat diterapkan saat mengimplementasikan SOP baru. Dengan memahami dan menerapkan konsep-konsep ini, peserta diharapkan dapat meningkatkan efisiensi kerja, memastikan keamanan dan kerahasiaan arsip, serta mendukung tercapainya keunggulan bersaing di era informasi dan desain.

Sasaran Pelatihan

Memahami paradigma dan filosofi manajemen kantor modern.
Menerapkan prinsip dasar manajemen kantor dan pengarsipan berdasarkan konsep 5S (5R).
Menguasai aturan umum pengelolaan arsip dan inventaris kantor.
Menerapkan sistem korespondensi dan pengarsipan yang efektif.
Memahami aspek strategis dan tren terkini dalam manajemen pengarsipan modern, termasuk penerapan e-filing dan manajemen dokumen.
Menyusun, menerapkan, dan melembagakan SOP dalam bisnis.
Mengelola perubahan dalam penerapan SOP baru.
Melakukan latihan pembuatan SOP dan sistem kearsipan perusahaan.

Staf administrasi dan manajemen kantor yang bertanggung jawab atas pengelolaan arsip dan inventaris.
Sekretaris dan asisten eksekutif yang ingin meningkatkan keterampilan manajemen kantor.
Profesional yang terlibat dalam pengembangan dan implementasi SOP.
Individu yang ingin memahami dan menerapkan sistem pengarsipan elektronik dan manajemen dokumen.

Paradigma dan Filosofi Manajemen Kantor Modern
- Keunggulan bersaing di era informasi dan desain.
- Efektivitas pengelolaan kantor dan hubungannya dengan manajemen manusia.
- Efektivitas alur kerja dan tata ruang kantor dalam pengelolaan produktivitas.
- Standarisasi pengelolaan kantor: model Jepang vs Barat dan implikasinya.
Prinsip Dasar Manajemen Kantor & Filing Berdasarkan 5S (5R)
- Konsep 5S: Seiri (Ringkas), Seiton (Rapi), Seiso (Resik), Seiketsu (Rajin), dan Shitsuke (Rawat).
- Penerapan 5S di tempat kerja dan bagaimana sistem 5S bekerja.
- Studi kasus untuk meningkatkan pemahaman.
Aturan Umum Pengelolaan Arsip dan Inventaris Kantor
- Empat level arsip dilihat dari unsur strategis bisnis: strategic plan, SOP, manual, dan usual-business documents.
- Latihan: menentukan tingkat urgensi dan kerahasiaan arsip.
- Beragam bentuk arsip, perlakuannya, dan tujuan penyimpanan arsip.
- Jenis-jenis arsip dan cara penggolongannya.
- Kewenangan sekretaris/pengelola arsip.
- Cara mengamankan arsip yang bersifat rahasia.
Sistem Korespondensi & Pengarsipan (Manajemen Arsip Dinamis)
- Pengertian arsip, langkah-langkah pembuatan arsip, teknik mengelola arsip, dan pemeliharaannya.
- Tahapan filing yang baik dan jenis-jenis sistem filing yang tepat di perusahaan.
- Electronic filing, document management software (system), tren baru, dan model pelaksanaannya.

Hari Kedua:

Aspek Strategis dan Tren ke Depan Manajemen Filing Modern: Penerapan E-Filing dan Document Management
- Tren terbaru: electronic filing dan document management dalam bisnis.
- Keunggulan electronic filing dan document management pada:
  - Penemuan arsip, penyusutan arsip, penilaian, pemindahan, dan pemusnahan arsip.
  - Alur surat keluar dan surat masuk serta alih media termasuk media digital.
  - Sistem indeks dan abjad dalam filing.
Pentingnya SOP dalam Bisnis: Pembuatan, Penerapan, Pelembagaan
- Pemahaman tentang pentingnya SOP, manfaat, dan biayanya.
- Sejarah terjadinya SOP terkait dengan pendekatan yang dipilih: hierarki, beda pendekatan = beda istilah.
- Motivasi dan urgensi dasar pembuatan SOP.
- Perbaikan proses (lebih ringkas/cepat/ lengkap).
- Peringkat kinerja dan service level.
- Teknik melibatkan banyak stakeholder.
- Pengaruh SOP guna peningkatan kinerja karyawan, dalam kait