Menjadi sekretaris, apalagi bagi pemula, bukanlah peran yang mudah. Di balik tugas administratif yang terlihat sederhana, peran ini membutuhkan ketelitian, inisiatif, dan kecakapan komunikasi yang tinggi. Banyak sekretaris baru menghadapi tantangan karena belum sepenuhnya memahami ekspektasi dari pimpinan dan budaya kerja organisasi. Artikel ini membahas beberapa kesalahan umum yang sering terjadi, sekaligus memberikan tips agar Anda bisa menghindarinya sejak awal.
Table of Contents
1. Tidak Mencatat Instruksi dengan Rinci
Banyak sekretaris baru mengandalkan ingatan untuk menjalankan instruksi pimpinan. Padahal, tugas-tugas yang diberikan sering kali bersifat multitugas dan berjangka waktu. Solusinya: biasakan mencatat setiap arahan secara sistematis, baik menggunakan buku catatan, aplikasi to-do list, maupun fitur notes di ponsel.
2. Kurang Proaktif dalam Komunikasi
Menunggu perintah tanpa inisiatif adalah kesalahan yang cukup sering terjadi. Sekretaris seharusnya menjadi penghubung aktif antara pimpinan dan tim. Selalu tanyakan update jika ada hal yang tertunda, dan pastikan semua pihak memahami konteks komunikasi yang sedang berlangsung.
3. Mengabaikan Etika Profesional
Hal kecil seperti datang terlambat, berpakaian kurang rapi, atau menggunakan bahasa informal dalam email resmi bisa berdampak besar pada persepsi profesionalitas Anda. Sekretaris adalah representasi langsung dari pimpinan — maka standar etika dan profesionalisme perlu dijaga ketat.
4. Salah Mengelola Dokumen dan Informasi
Kesalahan dalam menyimpan atau menamai file, lupa mencetak dokumen penting, hingga gagal menjaga kerahasiaan informasi merupakan kesalahan serius. Solusinya: pelajari sistem manajemen dokumen yang efektif dan disiplin dalam administrasi.
5. Gagal Mengatur Prioritas
Mencoba menyelesaikan semua tugas sekaligus justru bisa menyebabkan kekacauan. Banyak sekretaris baru belum terbiasa dengan manajemen waktu dan prioritas. Gunakan teknik seperti to-do list harian, Eisenhower Matrix, atau kalender digital untuk mengelola beban kerja dengan lebih efisien.
Kesimpulan
Kesalahan di awal karier adalah hal yang wajar, tapi belajar dari kesalahan orang lain akan mempercepat adaptasi Anda di dunia kerja. Dengan memperhatikan poin-poin di atas, sekretaris baru dapat meningkatkan profesionalitas dan kepercayaan dari atasan maupun rekan kerja. Untuk meminimalkan risiko kesalahan, mengikuti pelatihan sekretaris bisa menjadi langkah awal yang sangat berharga.
Pelatihan Terkait
Siap meningkatkan keterampilan Anda sebagai sekretaris profesional? Pelajari lebih lanjut di sini:
➡️ Pelatihan Sekretaris Profesional & Modern
BMG Institute Training
BMG Institute, sebagai bagian dari BMG Consulting Group (PT. Bina Manajemen Global), merupakan penyelenggara training unggulan yang secara khusus memfokuskan pada pengembangan profesionalisme dan peningkatan keterampilan dalam beragam bidang industri.
