Training Becoming Professional Secretary

Senior Trainer BMG Institute

Deskripsi

Peran strategis seorang sekretaris dalam sebuah perusahaan. Mereka adalah eksekutif yang berinteraksi langsung dengan manajemen puncak dan pemegang saham kunci setiap hari, menjadikan mereka figur yang sangat penting dalam menjalankan operasi perusahaan. Selain keahlian teknis dalam bidang perkantoran, seorang sekretaris juga harus memiliki keterampilan interpersonal yang kuat.

Training Becoming Professional Secretary bertujuan untuk memberikan para sekretaris pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk menjalankan tugas mereka dengan efektif, handal, dan optimal. Ini mencakup aspek-aspek seperti manajemen waktu, komunikasi efektif, penanganan konflik, serta pemahaman yang mendalam tentang fungsi-fungsi perusahaan dan dinamika hubungan antara departemen-departemen yang berbeda.

Dengan pelatihan ini, diharapkan para sekretaris dapat menjadi aset berharga bagi perusahaan mereka, mampu beradaptasi dengan perubahan yang cepat, dan memberikan kontribusi yang signifikan terhadap pencapaian tujuan perusahaan secara keseluruhan.

Sasaran Pelatihan

Setelah mengikuti Training Becoming Professional Secretary, peserta diharapkan mampu:

Efektif, Produktif, dan Berkinerja Tinggi: Peserta diharapkan dapat meningkatkan keterampilan mereka dalam menjalankan tugas sehari-hari sebagai sekretaris, termasuk manajemen waktu, pengelolaan dokumen, koordinasi rapat, dan tugas-tugas administratif lainnya. Hal ini akan membantu mereka menjadi lebih efektif, produktif, dan berkinerja tinggi dalam posisi mereka.
Melayani dengan Hati: Pelatihan ini juga bertujuan untuk membekali peserta dengan keterampilan interpersonal yang kuat sehingga mereka dapat melayani dengan hati. Ini meliputi kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik, menangani konflik dengan bijaksana, dan memberikan pelayanan yang ramah dan profesional kepada semua pihak yang terlibat.
Manajemen Citra Diri: Peserta diharapkan dapat mengelola citra diri mereka dengan baik dan profesional sebagai seorang sekretaris. Ini termasuk penampilan fisik, sikap, perilaku, dan kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif dengan berbagai pihak dalam perusahaan.
Menyampaikan Ide dan Gagasan: Pelatihan ini akan membantu peserta untuk menyampaikan ide dan gagasan mereka dengan sangat baik kepada manajemen puncak. Mereka akan dilatih dalam teknik berkomunikasi yang efektif, persuasif, dan jelas sehingga ide-ide mereka dapat didengar dan dipertimbangkan dengan serius.
Pengembangan Diri: Peserta diharapkan dapat meningkatkan kepercayaan diri (self confidence), rasa berharga (self esteem), dan pengendalian diri (self control) mereka. Hal ini akan membantu mereka mengatasi tantangan dan stres yang mungkin timbul dalam pekerjaan mereka, serta menjaga keseimbangan emosional dan mental yang diperlukan untuk menjadi sekretaris yang sukses.

Tujuan Pelatihan

Manfaat Pelatihan

Target Peserta

Training Becoming Professional Secretary ditujukan kepada:

Sekretaris: Peserta yang saat ini bekerja sebagai sekretaris dan ingin meningkatkan keterampilan mereka dalam menjalankan tugas sehari-hari dengan lebih efektif dan profesional.
Personal Assistant: Orang-orang yang bertanggung jawab sebagai asisten pribadi untuk eksekutif atau manajer tingkat tinggi, yang sering kali memiliki tanggung jawab serupa dengan sekretaris.
Customer Service: Individu yang terlibat dalam layanan pelanggan dan ingin mengembangkan keterampilan profesional mereka dalam komunikasi, manajemen waktu, dan pelayanan yang ramah.
Admin: Para administrator atau staf administrasi yang ingin meningkatkan keterampilan mereka dalam mengelola tugas-tugas perkantoran, termasuk pengelolaan dokumen, koordinasi rapat, dan administrasi umum lainnya.
Siapapun yang ingin mengembangkan keterampilan professional perkantoran: Peserta yang memiliki minat dan motivasi untuk mengembangkan keterampilan perkantoran secara umum, termasuk keterampilan komunikasi, manajemen waktu, penanganan konflik, dan manajemen diri.

Persyaratan Peserta

Metode Pelatihan

Metode Training Becoming Professional Secretary akan mengutamakan pendekatan praktik sebesar 70% dan teori sebesar 30%. Berikut adalah rincian metode pelatihan yang akan digunakan:

Presentasi: Materi akan disampaikan melalui sesi presentasi yang mencakup konsep-konsep teori, prinsip-prinsip, dan best practices dalam menjadi seorang sekretaris profesional. Presentasi akan memberikan dasar pengetahuan yang diperlukan untuk memahami topik-topik yang akan dibahas.
Simulasi: Peserta akan terlibat dalam simulasi situasi-situasi nyata yang sering dihadapi oleh sekretaris dalam lingkungan perkantoran. Ini bertujuan untuk memberikan pengalaman praktik langsung dalam menangani tugas-tugas sehari-hari, seperti menangani panggilan telepon, mengelola jadwal, dan berkomunikasi dengan manajemen dan karyawan lainnya.
Role Play: Melalui role play, peserta akan berperan dalam skenario-skenario tertentu yang memungkinkan mereka untuk mengasah keterampilan komunikasi, penyelesaian masalah, dan manajemen konflik. Ini membantu peserta untuk mengaplikasikan konsep-konsep teori ke dalam situasi-situasi praktis.
Diskusi Kelompok: Peserta akan terlibat dalam diskusi kelompok untuk berbagi pengalaman, ide, dan strategi dalam menghadapi tantangan-tantangan yang ada dalam pekerjaan sebagai sekretaris. Diskusi kelompok juga memungkinkan kolaborasi antar peserta untuk saling belajar dan bertukar informasi.
Games: Penggunaan permainan atau aktivitas interaktif lainnya akan dimanfaatkan untuk membuat pembelajaran lebih menarik dan menyenangkan. Games dapat membantu memperkuat pemahaman peserta terhadap konsep-konsep yang diajarkan, serta meningkatkan keterlibatan dan motivasi mereka.
Multimedia: Penggunaan multimedia seperti video, audio, dan presentasi visual akan mendukung pembelajaran dengan memberikan contoh-contoh konkret, ilustrasi, dan penjelasan yang lebih mendalam tentang topik-topik yang dibahas dalam pelatihan.

Media Pembelajaran

Durasi Pelatihan

Agenda Pelatihan

Outline Training

Mengelola Sikap Positif, Proaktif, dan Asertif
- Pentingnya sikap positif dalam lingkungan kerja
- Strategi untuk menjadi proaktif dalam menjalankan tugas-tugas sehari-hari
- Teknik asertif untuk menyampaikan pendapat dengan tegas namun sopan
Grooming, Business Etiquette, & Telephone Courtesy
- Prinsip grooming dan penampilan profesional
- Etiket bisnis dalam berkomunikasi dan berinteraksi dengan kolega dan klien
- Etiket telepon yang baik dan sopan dalam melayani panggilan masuk dan keluar
Menyiapkan Notulensi & Bahan Presentasi
- Teknik menangkap poin-poin penting dalam rapat dan menghasilkan notulensi yang efektif
- Cara menyusun bahan presentasi yang menarik dan informatif
- Tips untuk menyampaikan presentasi dengan percaya diri dan persuasif
Mengelola Events: Gathering, Meeting, Launching, Press Conference, dll.
- Persiapan dan pengelolaan acara-acara seperti pertemuan internal, peluncuran produk, konferensi pers, dan lainnya
- Tahapan perencanaan dan pelaksanaan acara secara efisien
- Strategi untuk memastikan kelancaran dan kesuksesan acara
Komunikasi & Negosiasi Efektif: Direksi/Top Management, Kolega, Pejabat Pemerintah, Wartawan
- Teknik komunikasi yang efektif dengan pimpinan perusahaan dan manajemen tingkat atas
- Keterampilan negosiasi dalam berinteraksi dengan kolega, pejabat pemerintah, dan pihak media
- Strategi untuk membangun hubungan yang baik dan produktif dengan berbagai pihak eksternal
Aplikasi Pengarsipan 5 R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin) & Time Management
- Konsep pengarsipan yang efisien dan sistematis menggunakan prinsip 5 R
- Teknik manajemen waktu untuk meningkatkan produktivitas dan mengelola tugas-tugas dengan baik
- Cara mengatur jadwal, prioritaskan tugas, dan menghindari prokrastinasi